REGULAMIN  zawodów Heron Ultra Trail

REGULAMIN

I. ORGANIZATORZY

  • Fundacja Dystans KRS 0000499134
  • Wioska Biegaczy, ul. Grunwaldzka 49, 11-510 Wydminy NIP 845-18-78-677

II. PARTNERZY

  • Gmina Wydminy
  • Województwo Warmińsko-Mazurskie
  • Warmińsko Mazurskie Zrzeszenie Ludowe Zespoły Sportowe
  • Gmina Kruklanki
  • Gminny Ośrodek Kultury w Wydminach
  • Ochotnicza Straż Pożarna w Wydminach

III. CEL IMPREZY

  1. Popularyzacja aktywności fizycznej i zdrowego stylu życia,
  2. Promocja Gminy Wydminy, Gminy Kruklanki i Województwa Warmińsko-Mazurskiego,
  3. Promocja Sponsorów i Partnerów biegu.

IV. TERMIN, MIEJSCE, TRASY, LIMITY

  1. Heron Ultra Trail odbędzie się w dniach 21-22.03.2025.
  2. W ramach imprezy rozegrane zostaną następujące biegi:
    • ULTRAMARATON 63km +/- 360m, 2 ITRA, 50K UTMB
    • MARATON 42km +/- 240m, 1 ITRA, 20K UTMB
    • PÓŁMARATON 21km +/- 120m, 20K UTMB
    • GARBATA PIĄTKA 5km
    • BIEGI DZIECIĘCE HERON KIDS
  3. START i META zlokalizowane będą na Wyspie Wydmińskiej przy Garbatym Moście
    [Zobacz na mapie]
  4. Biuro Zawodów zlokalizowane będzie w Restauracji Gościniec Wydminy, ul. Grunwaldzka 1C
    [Zobacz na mapie]
  5. Szczegółowe mapy wszystkich biegów dostępne są na stronie
    www.heronultratrail.pl
  6. Limity czasu dla poszczególnych dystansów:
    • ULTRAMARATON 63km – 8 godzin
    • MARATON 42km – 6 godzin
    • PÓŁMARATON 21km – 4 godziny
    • GARBATA PIĄTKA – 1 godzina
    • BIEGI DZIECIĘCE – bez limitów

V. BEZPIECZEŃSTWO

Wyposażenie obowiązkowe dla dystansów Ultramaraton 63km i Maraton 42km:

  • Naładowany i aktywny telefon (rekomendujemy wgranie aplikacji mapy.cz oraz trasy biegu)
  • Pojemniki na picie o łącznej pojemności 0,5 litra
  • Minimum dwa batony lub żele energetyczne
  • Folia NRC o wymiarach 140×200
  • Nakrycie głowy (czapka / chusta wielofunkcyjna / opaska)
  • Numer startowy wraz z chipem – do pobrania w biurze zawodów
  • Dokument tożsamości
  • Czołówka lub latarka z naładowanymi bateriami / akumulatorami – tylko dystans 63km
  • Kurtka przeciwdeszczowa – tylko dystans 63km

Wyposażenie zalecane przez Organizatora:

  • Urządzenie GPS z wgraną trasą biegu
  • Polisa ubezpieczeniowa NNW

Uczestnicy mają obowiązek:

  • Poruszania się lewą stroną drogi (w szczególności na drogach publicznych, asfaltowych)
  • Zachowania szczególnej ostrożności na skrzyżowaniach dróg.
  • Stosowania się do przepisów Prawa o Ruchu Drogowym.
  • Stosowania się do komunikatów służb mundurowych, służb leśnych i służby organizatora.

VI. PROGRAM ZAWODÓW

  • 10 lutego 2025, 8:00 – Uruchomienie zapisów.
  • 21 marca 2025:
    • 17:00 – Otwarcie Biura Zawodów (Gościniec Wydminy)
    • 19:00 – GOŚĆ W GOŚCIŃCU. Spotkanie autorskie z …
    • 22:00 – Zamknięcie Biura Zawodów.
  • 22 marca 2025:
    • 7:30 – Otwarcie Biura Zawodów (Gościniec Wydminy)
    • 9:00-9:50 – Biegi dziecięce:
      • 9:00 – Bieg dziewcząt i chłopców rocznik 2020 i młodsi, dystans 200m
      • 9:05 – Bieg dziewcząt rocznik 2019-2019, dystans ok. 400m
      • 9:10 – Bieg chłopców rocznik 2018-2019, dystans ok. 400m
      • 9:15 – Bieg dziewcząt rocznik 2016-2017, dystans ok. 600m
      • 9:20 – Bieg chłopców rocznik 2016-2017, dystans ok. 600m
      • 9:25 – Bieg dziewcząt rocznik 2014-2015, dystans ok. 800m
      • 9:30 – Bieg chłopców rocznik 2014-2015, dystans ok. 800m
    • 9:30 – Zamknięcie Biura Zawodów
    • 9:35 – Ceremonia dekoracji biegów dziecięcych
    • 10:00 – START 63km, 42km, 21km
    • 10:10 – START 5km
    • 13:00 – Ceremonia dekoracji dystansów 5km i 21km (miejsce START/META)
    • 18:00 – Zamknięcie strefy mety
    • 18:00 – Ceremonia dekoracji dystansów 42km i 63km (Gościniec Wydminy)
    • 19:00-23:00 – AFTERUN PARTY! (Gościniec Wydminy)

VII. PAKIET STARTOWY

W ramach opłaty startowej uczestnicy biegów otrzymają:

  • numer startowy
  • chip do elektronicznego pomiaru czasu
  • upominek
  • pamiątkowy medal na mecie
  • ciepły posiłek
  • zabezpieczenie medyczne imprezy
  • SMS z wynikiem, miejscem zajętym w kategorii open i w kategorii wiekowej

VIII. ZGŁOSZENIA I OPŁATY STARTOWE

  1. Limity dla poszczególnych biegów (decyduje kolejność zgłoszeń i opłacenia wpisowego):
    • ULTRAMARATON – 50 osób
    • MARATON – 50 osób
    • PÓŁMARATON – 150 osób
    • GARBATA PIĄTKA – 150 osób
    • Biegi Dziecięce – łącznie 200 osób dla wszystkich dystansów.
  2. Organizator zastrzega sobie prawo wcześniejszego zamknięcia zapisów lub zwiększenia limitu.
  3. Rejestracja odbywa się wyłącznie za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego dostępnego na
    stronach internetowych www.heronultratrail.pl oraz
    www.elektronicznezapisy.pl.
  4. Otwarcie zapisów elektronicznych nastąpi w dniu 10.02.2025 o godzinie 8:00.
    Zamknięcie zapisów elektronicznych nastąpi w dniu 20.03.2025 o godzinie 23:59.
    Rejestracja w dniu startu będzie możliwa wyłącznie pod warunkiem dostępności miejsc.
  5. Skuteczne zgłoszenie do zawodów odbywa się przez prawidłowe wypełnienie formularza
    zgłoszeniowego oraz terminowe dokonanie opłaty startowej.
Dystans 10.02-28.02 1.03-20.03 21-22.03
(biuro zawodów)
ULTRAMARATON 63km 150zł 180zł 230zł
MARATON 42km 120zł 150zł 200zł
PÓŁMARATON 21km 90zł 120zł 150zł
GARBATA PIĄTKA 5km 60zł 90zł 120zł
CZAPKA Z DASZKIEM TYPU SNAPBACK
Z LOGO HERON ULTRA TRAIL		 40zł 40zł 60zł
BIEGI DZIECIĘCE 20zł 30zł 40zł

Opłaty należy dokonać przelewem na konto:
FUNDACJA DYSTANS
ul. Grunwaldzka 49
11-510 Wydminy
Numer rachunku: 47 1600 1462 1834 6693 9000 0001 BGŻ BNP Paribas
W tytule przelewu należy wpisać:
imię nazwisko, opłata startowa HUT, dystans.
Przykład: Jan Kowalski, opłata startowa HUT 42km

  1. W przypadku rezygnacji Uczestnika z udziału w biegu wpłacona kwota opłaty startowej
    nie podlega zwrotowi. Do dnia 18.03.2025 istnieje możliwość przepisania numeru startowego
    na innego zawodnika. Zgłoszenie przeniesienia numeru startowego na innego zawodnika należy
    dokonać drogą mailową.
  2. Odbiór Pakietu Startowego przez inną osobę następuje na podstawie upoważnienia
    własnoręcznie podpisanego przez Uczestnika oraz (do wglądu) kserokopii/skanu dokumentu
    tożsamości Uczestnika Imprezy.
  3. Zgłoszeń osób z ograniczoną zdolnością do czynności prawnych (w szczególności młodzieży
    pomiędzy 13 a 17 rokiem życia) lub pozbawionych zdolności do czynności prawnych dokonuje
    opiekun prawny/rodzice.

IX. KLASYFIKACJA

W ramach rozgrywanych biegów prowadzone będą następujące klasyfikacje:

ULTRAMARATON 63km

  1. Kategoria open kobiet i mężczyzn, miejsca I-VI
  2. Kategorie wiekowe, miejsca I-III:
    • Młodość K i M – 1976 i młodsi
    • Wieczność K i M – 1975 i starsi
  3. Klasyfikacja służb mundurowych K i M – miejsca I

MARATON 42km

  1. Kategoria open kobiet i mężczyzn, miejsca I-III
  2. Kategorie wiekowe, miejsca I-III:
    • Młodość K i M – 1976 i młodsi
    • Wieczność K i M – 1975 i starsi
  3. Klasyfikacja służb mundurowych K i M – miejsca I

PÓŁMARATON 21km

  1. Kategoria open kobiet i mężczyzn, miejsca I-III
  2. Kategorie wiekowe, miejsca I-III:
    • Młodość K i M – 1976 i młodsi
    • Wieczność K i M – 1975 i starsi
  3. Klasyfikacja służb mundurowych K i M – miejsca I

MOCNA PIĄTKA (5km)

  1. Kategoria open kobiet i mężczyzn, miejsca I-III
  2. Kategorie wiekowe, miejsca I-III
    • Młodość K i M – 1976 i młodsi
    • Wieczność K i M – 1975 i starsi
  3. Klasyfikacja służb mundurowych K i M – miejsca I

Podstawą klasyfikacji jest elektroniczny pomiar czasu wykonywany za pomocą chipa, którego
zawodnik otrzymuje w pakiecie startowym. Chip należy przymocować do sznurówki buta startowego.
Brak chipa na mecie lub umieszczenie go w innym miejscu niż podane w instrukcji powoduje brak
odczytu przez system pomiarowy oraz dyskwalifikację zawodnika.

Każdy z uczestników zobowiązany jest do zwrócenia chipa pomiarowego za linią mety.

X. NAGRODY

  1. Zwycięzcy kategorii open kobiet i mężczyzn otrzymają statuetki oraz nagrody rzeczowe / vouchery / nagrody finansowe
  2. Miejsca I-III w kategoriach wiekowych otrzymają statuetki
  3. Miejsca I w klasyfikacji służb mundurowych otrzymają statuetki
  4. Nagrody w kategorii open nie dublują się z nagrodami w kategoriach wiekowych.
  5. Organizator zastrzega sobie prawo do przyznania dodatkowych nagród.

XI. UCZESTNICTWO

  1. Uczestnicy startują na własną odpowiedzialność lub w przypadku osób niepełnoletnich na
    odpowiedzialność opiekunów prawnych/rodziców dokonujących zgłoszenia Uczestnika, z pełną
    świadomością niebezpieczeństw i ryzyka wynikających z charakteru imprezy, które mogą polegać
    między innymi na utracie zdrowia lub życia.
  2. Odbiór pakietów startowych osób niepełnoletnich odbywa się wyłącznie w obecności
    rodzica/prawnego opiekuna. Wydanie pakietu startowego nastąpi po podpisaniu odpowiedniego
    oświadczenia przez rodzica/opiekuna prawnego.
  3. Ze względów bezpieczeństwa w Biegu zabroniony jest udział osób poruszających się na rowerach,
    wrotkach, rolkach, deskorolkach, innych urządzeniach mechanicznych oraz biegnących ze
    zwierzętami. Zabrania się wnoszenia na trasę biegu przedmiotów, które mogą być niebezpieczne
    dla innych Uczestników.
  4. W czasie HERON ULTRA TRAIL zabrania się wnoszenia środków odurzających, dopingowych,
    nielegalnych substancji oraz napojów alkoholowych jakiegokolwiek rodzaju. Uczestnikom zabrania
    się zażywania i posiadania wspomnianych wyżej środków i substancji zarówno przed – jak i w
    trakcie Imprezy. Organizator zastrzega sobie prawo do odmowy dopuszczenia do udziału w Biegu
    osób, u których zostanie stwierdzone spożycie lub posiadanie jakichkolwiek środków
    odurzających, nielegalnych substancji oraz napojów alkoholowych jakiegokolwiek rodzaju.
  5. Organizator zastrzega sobie prawo do zdyskwalifikowania Uczestnika, co do którego stwierdzone
    zostanie, że nie posiada prawa do uczestnictwa w Biegu.
  6. Uczestnik zobowiązuje się przestrzegać wszelkich zasad i przepisów, które mają zastosowanie do
    uczestnictwa w Biegu, w szczególności zasad fair play.
  7. Uczestnik ma obowiązek podporządkować się wskazówkom wydawanym przez Organizatora,
    sędziów, służby porządkowe, służby medyczne, Policję, Straż Pożarną i inne służby
    zabezpieczające trasę biegu oraz całą imprezę.
  8. Podczas biegów uczestnicy zobowiązani są do posiadania widocznego numeru startowego
    umieszczonego na przodzie koszulki lub na pasku z przodu.
  9. Zawodnicy poruszający się poza oznaczoną trasą będą bezwzględnie dyskwalifikowani.
  10. Organizator nie dopuszcza do startu zawodników, którzy w ciągu ostatnich pięciu lat byli
    zawieszeni lub zdyskwalifikowani za stosowanie dopingu.
  11. Organizator zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia kontroli antydopingowej.
  12. Dane uczestnika biegu mogą być wykorzystane przez organizatora zgodnie z ustawą o ochronie
    danych osobowych i innymi przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych ( w szczególności
    Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia
    2016 r. …) w celach:
    • organizacji, w tym rejestracji, pomiaru czasu i prawidłowego przebiegu Biegu oraz dekoracji
      (na okres od rozpoczęcia rejestracji uczestników do Biegu do zakończenia Imprezy);
    • promocji Imprezy, w tym publikowania wyników i zdjęć z Biegu (na okres 30 lat);
    • informacyjnych i archiwalnych, w tym w celu prezentacji wyników opinii publicznej;
    • ustalenia, ochrony, zabezpieczenia lub dochodzenia przez Organizatora i innych Uczestników
      roszczeń, ochrony osób i mienia przed ewentualnymi roszczeniami związanymi (na okres
      przedawnienia ewentualnych roszczeń).
  13. Uczestnikom przysługuje prawo żądania od Organizatora:
    • dostępu do danych osobowych dotyczących danego Uczestnika,
    • ich sprostowania lub usunięcia,
    • ograniczenia przetwarzania,
    • przenoszenia danych.
  14. Administratorem danych Uczestników jest Organizator.
  15. Zdjęcia, filmy oraz nagrania audio – wykonane podczas imprezy, zawierające wizerunek lub głos
    Uczestnika, mogą być wykorzystane i rozpowszechniane w materiałach reklamowych Biegu i
    Organizatora (komunikat końcowy, plakat, informacje prasowe, itd.; na nośnikach trwałych, w
    Internecie, Radiu i telewizji, wydawnictwach papierowych, w innych mediach).
  16. Pobranie numeru startowego oznacza zgodę na nieodpłatne wykorzystanie wizerunku związanego z
    promocją Imprezy i w celach informacyjnych dotyczących Imprezy.
  17. Każdy zawodnik ma obowiązek zapoznać się z regulaminem i go przestrzegać.
  18. Przyjęcie numeru startowego równoznaczne jest akceptacją niniejszego Regulaminu Biegu.

XII. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

  1. Bieg ubezpiecza Organizator. Organizator nie zapewnia ubezpieczenia na życie, zdrowotnego lub
    od odpowiedzialności cywilnej z tytułu choroby, wypadku, odniesienia obrażeń, poniesienia
    śmierci lub poniesienia jakichkolwiek strat bądź szkód, jakie mogą wystąpić w związku z
    obecnością i/lub uczestnictwem w Biegu. Uczestnikom doradza się, jeżeli uznają to za konieczne,
    by zakupili stosowne ubezpieczenie.
  2. Uczestnicy przyjmują do wiadomości, że udział w Biegu wiąże się z wysiłkiem fizycznym i pociąga
    za sobą naturalne ryzyko i zagrożenie wypadkami, urazami, a nawet śmiercią oraz szkodami i
    stratami o charakterze majątkowym. Dodatkowo, mogą wystąpić inne czynniki ryzyka,
    niemożliwe do przewidzenia w tym momencie.
  3. Przekazanie Organizatorowi prawidłowo wypełnionego Formularza Rejestracyjnego oraz dokonanie
    opłaty startowej oznacza, że Uczestnik rozważył i ocenił charakter, zakres i stopień ryzyka
    wiążącego się z uczestnictwem w Biegu i dobrowolnie zdecydował się podjąć to ryzyko,
    startując w Biegu wyłącznie na własną odpowiedzialność.
  4. Uczestnik deklaruje, że zwróci Organizatorowi wszystkie koszty (w tym koszty honorariów
    adwokackich i eksperckich) poniesione lub wypłacone przez Organizatora na rzecz jakiekolwiek
    osoby (w tym Uczestnika i/lub każdego z jego ubezpieczycieli) w związku z jakimkolwiek
    wypadkiem, stratą, szkodą lub odniesieniem obrażeń (w tym śmierci), wynikłym z obecności lub
    udziału Uczestnika w Biegu.
  5. Umieszczenie materiałów reklamowych na elementach infrastruktury Biegu jest wyłącznym prawem
    Organizatora i jest zarezerwowane dla oficjalnych sponsorów i partnerów Imprezy. Zabronione jest
    umieszczanie jakichkolwiek nośników reklamowych na trasie biegu oraz na terenie do
    organizacji biegu bez zgody Organizatora.
  6. W sprawach spornych decyduje Organizator.
  7. Organizator w każdej chwili zastrzega sobie możliwość wprowadzenia zmian w regulaminie.
  8. Ostateczna interpretacja Regulaminu należy wyłącznie do Organizatora.

Organizator